Desk Sharing Kosten und finanzielle Auswirkungen auf Unternehmen

Was Desk Sharing wirklich kostet – Wo Unternehmen sparen und wo neue Ausgaben entstehen

Die finanziellen Effekte von Desk Sharing – Kosten, Chancen, Investitionen und Einsparpotenziale

Desk Sharing ist eine moderne Antwort auf die wandelnden Anforderungen der Arbeitswelt und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kostenstruktur nachhaltig zu verbessern. Die Umstellung auf Desk Sharing führt in mehreren Bereichen zu signifikanten Einsparungen und verändert, wie Ressourcen und Räume genutzt werden. Jede Abteilung, von IT über Facility Management bis hin zu den Standortverantwortlichen, kann von spezifischen Kostenvorteilen profitieren, wenn Desk Sharing richtig implementiert wird.

In der folgenden Übersicht wird gezeigt, wie Desk Sharing in unterschiedlichen Unternehmensbereichen die Kosten beeinflussen kann und welche finanziellen Vorteile durch eine strategische Raumgestaltung realisiert werden können.

Weniger Fläche, weniger Bürokosten – Einsparpotenzial bei den Raumausgaben

Einer der sichtbarsten Effekte von Desk Sharing ist die Reduzierung der notwendigen Bürofläche. Traditionell hat jede*r Mitarbeitende einen eigenen, festen Schreibtisch, was in vielen Fällen zu einem ineffizienten Flächenmanagement führt. Desk Sharing ermöglicht es, diese Flächenbedarfe anzupassen und dadurch die Mietkosten erheblich zu senken.

Weniger Mietkosten: Der größte finanzielle Vorteil ergibt sich oft durch die Reduzierung der benötigten Bürofläche. Unternehmen, die nicht jeden Schreibtisch fest zuweisen, können mit weniger Fläche auskommen und die Mietkosten senken. Besonders in teuren Büromärkten, in denen Mietpreise eine erhebliche Belastung darstellen, kann Desk Sharing helfen, erhebliche Kosten zu sparen.
Weniger Ausgaben für Mobiliar und Ausstattung: Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten, dass Unternehmen weniger Büromöbel wie Schreibtische, Stühle oder Schränke anschaffen müssen. Die geringeren Kosten für Mobiliar und Ausstattung ermöglichen es zudem, gelegentlich in hochwertigere oder flexiblere Möbel zu investieren, die die Lebensdauer verlängern und zusätzliche Wartungskosten reduzieren.
Mehr Flexibilität bei Standortanpassungen: Durch Desk Sharing sind Unternehmen weniger an feste Mietverträge gebunden. Die reduzierte Bürofläche erlaubt es, schneller auf Veränderungen der Mitarbeiteranzahl zu reagieren, ohne zusätzliche Büroräume anzumieten oder hohe Kosten für Erweiterungen einzuplanen.

Investitionen in IT: Technologische Unterstützung zahlt sich langfristig aus

Ein effektives Desk Sharing-Modell erfordert eine digitale Infrastruktur, die Arbeitsplätze verwalten und Auslastungen verfolgen kann. Die dafür benötigten IT-Systeme bringen zusätzliche Kosten mit sich, amortisieren sich jedoch meist schnell und führen langfristig zu Einsparungen und grundsätzlich zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit.

Mehr Kosten für digitale Systeme: Die Einführung von Desk Sharing erfordert oft den Einsatz von Buchungssystemen und Desk-Monitoring-Tools. Die Anschaffung und regelmäßige Wartung dieser digitalen Systeme verursachen Kosten, die jedoch durch die Effizienzgewinne langfristig aufgewogen werden.
Weniger Verwaltungsaufwand und Kosten für Personalaufwand: Ohne digitale Unterstützung würde die Verwaltung der Arbeitsplätze deutlich zeitaufwendiger und kostspieliger. Automatisierte Buchungssysteme und Echtzeit-Informationen zur Arbeitsplatzverfügbarkeit ermöglichen es, den Verwaltungsaufwand zu minimieren und dadurch Kosten für Personalressourcen zu sparen.
Weniger Kosten durch digitalisierte Prozesse: Digitale Arbeitsplatzbuchungen und -verwaltungen ersetzen aufwendige manuelle Prozesse und reduzieren den Kommunikationsaufwand. Statt dass Mitarbeitende durch E-Mails oder Rundmails Plätze reservieren müssen, können sie die Informationen sofort über die Buchungssysteme einsehen. Auch die Kosten für gedruckte Materialien und interne Kommunikationsmittel sinken.

Facility Management: Pflege und Wartung effizient und kostensparend gestalten

Desk Sharing verändert auch die Anforderungen an das Facility Management, insbesondere was die Pflege und Instandhaltung der Büroflächen angeht. Die Möglichkeit, flexibel auf die tatsächliche Raumnutzung einzugehen, führt zu Einsparungen bei Reinigung und Wartung und optimiert die Kosteneffizienz der genutzten Ressourcen.

Weniger Reinigungskosten: Bei Desk Sharing bleibt oft ein Teil der Arbeitsplätze ungenutzt, was es dem Facility Management erlaubt, die Reinigung auf die wirklich genutzten Bereiche zu konzentrieren. Dies reduziert die Anzahl der notwendigen Reinigungseinsätze und die damit verbundenen Kosten erheblich.
Mehr Flexibilität in der Wartungsplanung und geringere Wartungskosten: Da Arbeitsplätze nicht täglich oder durchgehend genutzt werden, verringert sich auch die Belastung für Möbel und Geräte. Die geringere Nutzung führt dazu, dass Reparaturen und Wartungen seltener notwendig sind, was die Betriebskosten reduziert und die Lebensdauer der Ausstattung verlängert.
Weniger Bedarf an alltäglichen Verbrauchsmaterialien und Betriebskosten: Die geringere Frequenz der Arbeitsplatznutzung wirkt sich positiv auf die Kosten für Verbrauchsmaterialien aus. Weniger genutzte Schreibtische bedeuten, dass der Bedarf an Papier, Stiften, Hygieneprodukten und anderen Verbrauchsgütern sinkt, was die laufenden Kosten langfristig reduziert.

Finanzielle Auswirkungen auf Mitarbeitenden: Einsparungen und neue Anforderungen

Auch für die Mitarbeitenden bringt Desk Sharing finanzielle Vorteile mit sich, indem sich insbesondere Pendelkosten und Arbeitsmaterialkosten reduzieren lassen. Die neue Flexibilität im Arbeitsort und -zeit bringt allerdings auch einige Herausforderungen mit sich.

Weniger Pendelkosten: Die Möglichkeit, flexibel zwischen Büro und Homeoffice zu wählen, reduziert für viele Mitarbeitende die Häufigkeit des Pendelns. Weniger Arbeitswege bedeuten geringere Ausgaben für Fahrtkosten, Parkgebühren und mögliche Essenskosten, die sonst bei einem täglichen Büroaufenthalt anfallen.
Mehr Anpassungskosten für wechselnde Arbeitsplätze: Die Abkehr von einem festen Arbeitsplatz bedeutet jedoch auch, dass Mitarbeitende oft ihre persönlichen Arbeitsutensilien täglich mitbringen oder in Schließfächern aufbewahren müssen. Für manche Mitarbeitende können hier zusätzliche Kosten entstehen, etwa für persönliche Schreibtischorganizer oder andere mobile Arbeitsmittel.
Weniger Ausgaben für Bürobedarf: In einem Desk Sharing-Umfeld stellt das Unternehmen häufig gemeinsam genutzte Ressourcen bereit, was die persönlichen Ausgaben der Mitarbeitenden für Büromaterialien reduziert. Da weniger Mitarbeitende eigenes Material benötigen, können diese Kosten direkt eingespart werden.

Energieverbrauch senken durch gezielte Nutzung – finanzieller und ökologischer Vorteil

Energie ist ein wesentlicher Kostenfaktor, den Unternehmen durch flexible Büronutzung senken können. Desk Sharing bietet hier eine Chance, den Energieverbrauch gezielt an die tatsächliche Nutzung anzupassen und damit Kosten zu reduzieren.

Weniger Energiekosten durch bedarfsgerechte Raumnutzung: Da nicht alle Büros durchgehend genutzt werden, können Unternehmen die Heizung, Beleuchtung und Klimaanlage nur dort einschalten, wo Mitarbeitende tatsächlich anwesend sind. Die Reduzierung des Energieverbrauchs für ungenutzte Räume senkt die Betriebskosten erheblich.
Mehr Kontrolle über Energiemanagement-Kosten: Unternehmen, die Desk Sharing nutzen, profitieren von Technologien zur intelligenten Steuerung des Energieverbrauchs, die es ermöglichen, die Beleuchtung und Heizung in Echtzeit an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Das spart Kosten und schont die Umwelt – ein doppelter Vorteil für Unternehmen mit hohen Betriebskosten für Energie.

Eine Lösung, die verbindet – mit arbooONE auf Weg zum Ziel

Desk Sharing bietet vielfältige Möglichkeiten, Kosten zu senken und gleichzeitig die Flexibilität in der Arbeitsplatzgestaltung zu steigern. Die finanziellen Implikationen, die Desk Sharing für verschiedene Abteilungen und Mitarbeitende mit sich bringt, sind ein wichtiger Schritt zur Kosteneffizienz und Modernisierung der Bürostrukturen.

Unsere Lösung, arbooONE, ist speziell darauf ausgerichtet, Desk Sharing unkompliziert und effektiv zu organisieren. arbooONE bietet eine einfache, schnelle und zugängliche Lösung, um Arbeitsplätze standortübergreifend zu managen und die Arbeitsplatznutzung für alle Beteiligten transparent zu machen – ganz ohne zusätzliche IT-Komplexität.

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