Wann Check-ins und Buchungsbestätigungen tatsächlich sinnvoll sind
Abwägen wann Check-ins im Desk Sharing wirklich Mehrwert bieten – und wann sie den Alltag unnötig belasten.
Eine Arbeitsumgebung, die auf Planbarkeit, Verlässlichkeit und Flexibilität setzt
Im flexiblen Desk Sharing Umfeld buchen Mitarbeitende Arbeitsplätze je nach Bedarf. Damit eine reibungslose Nutzung gewährleistet ist, wird häufig eine Buchungsbestätigung, oft als „Check-in“, verlangt – also die nochmalige Bestätigung eines zuvor reservierten Platzes am Nutzungstag. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass gebuchte Plätze tatsächlich belegt werden und bei Nichtnutzung anderen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Doch die Frage ist, wann solche Check-ins wirklich nützlich sind. In der Praxis zeigt sich, dass Buchungsbestätigungen vor allem dann Mehrwert bieten, wenn die Nachfrage nach Arbeitsplätzen hoch ist und eine transparente Nutzung unbedingt erforderlich ist.
Check-in: Wann die Buchungsbestätigung auf echten Nutzen einzahlt
Die tägliche Check-in-Funktion zielt darauf ab, kurzfristige Daten zur tatsächlichen Nutzung der Arbeitsplätze zu liefern. So wird Facility Management und Office Management ermöglicht, einen präzisen Überblick über die Büroauslastung zu gewinnen und Entscheidungen besser zu steuern. Doch ein Check-in kann nur dann effektiv sein, wenn Mitarbeitende in einem Umfeld mit hoher Auslastung arbeiten, wo jeder freie Platz wichtig ist. Andernfalls führt die zusätzliche Bestätigung oft eher zu unnötigem Aufwand.
- Nutzen in stark frequentierten Büros: In Büros, die häufig nahezu ausgelastet sind, tragen Check-ins tatsächlich zu einer besseren Verfügbarkeit bei. Hier stellt die Buchungsbestätigung sicher, dass nicht genutzte Arbeitsplätze freigegeben werden und andere Kollegen kurzfristig darauf zugreifen können. Mitarbeitende können sich darauf verlassen, dass die angezeigten Plätze tatsächlich verfügbar sind, was besonders in dynamischen Umgebungen wertvoll ist.
- Geringer Effekt bei niedriger Auslastung: In Büros mit weniger Nachfrage und niedrigerer Auslastung bleibt der Effekt von Check-ins oft gering. Hier ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand kurzfristig auf einen Platz angewiesen ist, eher niedrig. Eine feste Buchung genügt meist, um die nötige Flexibilität sicherzustellen, ohne dass der zusätzliche Schritt der Buchungsbestätigung notwendig wird.
Pauschale Buchungen und die Ad-hoc-Nutzung: Die Herausforderung einer verlässlichen Planung
Ein häufiges Szenario im Desk Sharing ist die Vorsichtsmaßnahme, dass Mitarbeitende Arbeitsplätze pauschal buchen – oft ohne Sicherheit, ob sie diese wirklich nutzen werden. Die Motivation dahinter ist verständlich: Viele Mitarbeitende reservieren lieber im Voraus, um sicherzustellen, dass sie im Fall der Fälle einen Platz haben. Doch genau diese Praxis führt dazu, dass Plätze unnötig blockiert bleiben und eine hohe Schein-Auslastung entsteht, die nicht der tatsächlichen Nutzung entspricht. Hier stellt sich die Frage, ob ein Check-in als zusätzliche Maßnahme sinnvoll ist, um diese Diskrepanz zu beheben.
Pauschalbuchungen: Reservieren ohne Sicherheit der Nutzung: Die Tendenz zur pauschalen Buchung führt zu einer ungenauen Darstellung der Arbeitsplatzbelegung. Plätze werden zwar angezeigt, aber nicht immer genutzt. Diese Art von „Vorsichts-Buchungen“ erschwert es, die tatsächliche Nachfrage und den Bedarf präzise zu erfassen, was Facility Manager und Office Manager vor Herausforderungen stellt.
Unsichere Ad-hoc-Kultur als Risiko für Planbarkeit: Ein weiteres Problem, das häufig auftritt, ist die spontane Ad-hoc-Nutzung: Mitarbeitende kommen ins Büro, ohne eine feste Buchung oder ohne Bestätigung des Arbeitsplatzes, in der Hoffnung, einen freien Platz und die richtigen Kolleg*innen vorzufinden. Diese Praxis führt zu einer unsicheren Nutzungskultur. Ohne die Gewissheit, dass ihr Platz tatsächlich verfügbar ist, riskieren sie, keine passenden Arbeitsplätze zu finden oder nicht die gewünschten Teammitglieder anzutreffen. Für eine verlässliche und planbare Büroorganisation ist diese Ad-hoc-Kultur daher hinderlich.
Selbstverantwortung als Grundlage für ein funktionierendes und verlässliches Desk Sharing System
Damit ein Desk Sharing Modell erfolgreich ist, ist eine bewusste und vorausschauende Buchungskultur entscheidend. Eine Arbeitsumgebung, in der Mitarbeitende ihre Plätze nur dann reservieren, wenn sie diese tatsächlich nutzen werden, und bei Bedarf frühzeitig stornieren, stärkt die Zuverlässigkeit und Transparenz des Systems. Der Check-in kann hier eine nützliche Funktion sein, wenn er auf einer durchdachten und bedarfsorientierten Buchungsstrategie aufbaut.
Vorausschauende Buchungen schaffen eine verlässliche Büroumgebung: Eine bewusste und planbare Buchungspraxis, kombiniert mit der regelmäßigen Buchungsbestätigung, stärkt das Vertrauen in die Arbeitsplatzverfügbarkeit. So wird Desk Sharing zu einem Konzept, das nicht auf Glück und Spontanität setzt, sondern auf eine verlässliche Planung, die von allen Mitarbeitenden mitgetragen wird.
Selbstverantwortung für transparente Kapazitätsplanung: Mitarbeitende, die vorausschauend buchen und bei Änderungen ihre Reservierung freigeben, unterstützen die Facility- und Office-Management-Teams dabei, den realen Bedarf an Arbeitsplätzen besser zu steuern. Ein Check-in wird in diesem Kontext zu einem ergänzenden Tool, das die Transparenz stärkt, ohne als ungenutzte Routine empfunden zu werden.
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