Frame 19

Outlook Raumreservierung umbuchen

Was Verantwortliche Persone über die Umbuchung von Exchange Online / Outlook Raumreservierungen wissen müssen …

Outlook Meetings umbuchen, wo ist der Haken?

Outlook und Exchange Online sind in vielen Unternehmen die bevorzugten Tools, wenn es um das Buchen von Besprechungsräumen geht. Sie bieten eine nahtlose Integration in den Kalender und erlauben es, Räume direkt bei der Terminplanung auszuwählen. Doch was passiert, wenn ein gebuchter Raum für eine bereits geplante Besprechung geändert werden muss?

Für Verantwortliche, wie z. B. Empfangspersonal, Sekretariate oder andere administrative Fachkräfte, kann dieser Vorgang komplizierter sein, als es auf den ersten Blick scheint. Anders als bei den direkten Teilnehmern eines Meetings kann die Umbuchung eines Raumes nicht einfach ohne den Organisator vorgenommen werden. Dies liegt nicht an den Berechtigungen der administrativen Fachkräfte, sondern an der Art und Weise, wie Exchange Online das Konzept der Raumreservierung handhabt.

arbooMEET

Kann wirklich nur der Organisators die Umbuchung vornehmen?

n Exchange Online sind Raumbuchungen eng mit der Terminplanung des Organisators verknüpft. Der Raum wird als Ressource in die Einladung integriert, und nur der Organisator hat die vollständige Kontrolle über diese Buchung. Das bedeutet, dass selbst wenn eine administrative Person Zugriff auf den Kalender der Raumressource hat, sie den Raum nicht eigenständig umziehen kann. Jede Änderung am Raum muss direkt in der Einladung des Organisators erfolgen.

Das hat zur Folge, dass der Prozess immer eine enge Abstimmung zwischen dem Organisator und der verantwortlichen administrativen Person erfordert. Möchte der Organisator den Raum wechseln, muss er den bestehenden Raum aus der Einladung entfernen und einen neuen Raum hinzufügen. Dies erfolgt über die bekannte Funktion in Outlook, indem der Organisator den Kalender öffnet, die Einladung bearbeitet und einen neuen Raum auswählt.

Der aktuelle Prozess in Outlook: Ein oft umständlicher Weg

Wenn kurzfristige Änderungen notwendig sind oder wenn der gebuchte Raum plötzlich nicht mehr zur Verfügung steht, kann dieser Prozess für alle Beteiligten schnell umständlich werden. Die verantwortliche administrative Person muss den Organisator über die nötige Änderung informieren und darauf warten, dass der Organisator die Raumänderung durchführt. Dieser zusätzliche Kommunikationsschritt kann vor allem in größeren Organisationen zeitintensiv sein.

Gerade wenn mehrere Räume gleichzeitig verfügbar sind, fällt es den Organisatoren oft schwer, eine schnelle Entscheidung zu treffen, da die Übersicht über verfügbare Räume in Outlook begrenzt ist.

Nicht verzweifeln, wir können helfen.

Hier kommt arbooMEET ins Spiel. Unsere Lösung erleichtert den Umbuchungsprozess erheblich, indem sie die Interaktion zwischen Organisator und administrativer Fachkraft vereinfacht und beschleunigt. Mit arbooMEET behalten Sie jederzeit die Übersicht über alle verfügbaren Räume – und das auf einer klar strukturierten Oberfläche, die speziell auf die Bedürfnisse von Verantwortlichen ausgelegt ist.

Obwohl die Buchung selbst weiterhin in der Einladung des Organisators verankert bleibt, ermöglicht arbooMEET es, Räume intuitiv per Drag-and-Drop zu verschieben. Verantwortliche Personen können die Buchung eines Organisator unkompliziert von einem in den anderen Raum verschieben. Teilnehmer werden, wie gewohnt, über die Änderungen direkt von Outlook beziehungsweise Exchange informiert.

Erweiterungen für die umfassende Meeting-Organisation

arbomeet6

Neben der Umbuchung von Räumen bietet arboo zusätzliche Funktionen, die Ihre Raumverwaltung weiter erleichtern. So können Sie über unsere Oberfläche Dienstleistungen wie Catering, technische Unterstützung oder spezielle Anforderungen für die Raumausstattung direkt im Rahmen der Raumbuchung hinzufügen. Diese Erweiterungen ermöglichen eine umfassende und reibungslose Organisation Ihrer Besprechungen.

arboogmbh slider4

Mit arbooMEET ist Outlook noch besser

Raumbuchungen in Outlook sind für Verantwortliche oft ein mühsamer Prozess, der ohne enge Abstimmung mit dem Organisator nicht bewältigt werden kann. arboo bietet hier eine Lösung, die den Prozess vereinfacht und es den Beteiligten ermöglicht, Änderungen schneller und effektiver umzusetzen, ohne die gewohnten Abläufe in Outlook zu verändern.

Lernen Sie unsere Lösung näher kennen – Vereinbaren Sie ein persönliche Live-Demo

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unsere Lösung die Raumverwaltung in Ihrem Unternehmen verbessern kann? Wir laden Sie herzlich ein, an einer unserer persönlichen Live-Demos teilzunehmen. Erleben Sie selbst, wie einfach es ist, Raumbuchungen zu verwalten, ohne dass sich Ihre Mitarbeitenden an neue Prozesse gewöhnen müssen.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um einen Termin zu vereinbaren, und sehen Sie, wie unsere Lösung auch Ihre Arbeitsabläufe vereinfachen kann.