Wie organisiere ich Dienstleistungen für Meetings in Outlook

Hilfe zum Organisieren von Dienstleistungen für Meetings in Outlook

Meetings planen und Moderationsmaterialien organisieren – eine verflochtene Angelegenheit

Wer regelmäßig Meetings organisiert, weiß, wie kompliziert es sein kann, alles reibungslos zu koordinieren. Neben der Terminplanung und der Abstimmung mit den Teilnehmern muss auch dafür gesorgt werden, dass der Raum gebucht und die benötigten Materialien – sei es ein Moderationskoffer, Flipcharts oder Marker – rechtzeitig bereitgestellt werden. Viele greifen dafür auf Outlook zurück, doch gerade hier zeigt sich oft, wie umständlich dieser Prozess sein kann.

Warum die Organisation in Outlook so mühsam ist

Outlook ist zwar ein bewährtes Werkzeug für Kalender- und Terminmanagement, aber wenn es um zusätzliche Anforderungen wie die Buchung von Materialien oder Services geht, stößt man schnell an Grenzen. Denn Outlook ist primär für die Koordination von Teilnehmern und Räumen gedacht – nicht jedoch für die Verwaltung von Ressourcen. Um trotzdem alles unter einen Hut zu bekommen, ist häufig Kreativität gefragt.

Die Herausforderungen sind vielfältig: Oft muss der Materialbedarf separat in einer Liste oder einer Notiz dokumentiert werden, was die Übersichtlichkeit erschwert. Gleichzeitig ist es notwendig, mit Kolleginnen und Kollegen per E-Mail oder Telefon abzustimmen, um sicherzustellen, dass die benötigten Ressourcen verfügbar sind. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, und selbst bei bester Organisation besteht die Gefahr, dass etwas vergessen wird.

Wie man mit Outlook die Organisation durchsetzen kann

Trotz der Einschränkungen bietet Outlook einige Möglichkeiten, um die Organisation zu erleichtern, wenn man bereit ist, etwas Aufwand in die Einrichtung zu stecken:

Ressourcen für Besprechungsräume definieren: In vielen Unternehmen können Räume direkt in Outlook als „Ressource“ hinzugefügt und gebucht werden. Dies lässt sich auch auf andere Ressourcen wie Moderationskoffer oder Technik erweitern, sofern die IT-Abteilung diese als buchbare Ressourcen hinterlegt. So können Nutzer bei der Raumbuchung gleichzeitig das benötigte Equipment auswählen.
Kategorisierung und Tags verwenden: Mit den Kategorien in Outlook lassen sich Besprechungen farblich markieren, z. B. für Meetings, die besondere Materialien erfordern. So behalten Sie schnell den Überblick über Termine mit Zusatzbedarf.
Notizen in der Einladung einfügen: Eine einfache Möglichkeit, den Materialbedarf zu dokumentieren, ist das Hinzufügen von Checklisten oder detaillierten Anweisungen direkt in der Besprechungseinladung. Dies hilft, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.
Outlook-Aufgaben für die Nachverfolgung nutzen: Erstellen Sie zu jeder Besprechung eine Aufgabe in Outlook, die speziell auf die Bereitstellung der Materialien oder die Abstimmung mit dem zuständigen Team ausgerichtet ist. Verknüpfen Sie die Aufgabe mit dem Termin, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
Wiederkehrende Vorlagen für regelmäßige Meetings erstellen: Wenn bestimmte Meetings immer denselben Ablauf oder Materialbedarf haben, können Vorlagen oder Kopien von bestehenden Einladungen verwendet werden, um den Planungsaufwand zu minimieren.

Auch wenn diese Strategien helfen können, bleibt der Prozess mühsam. Die Lösungen erfordern manuelle Anpassungen und zusätzliche Absprachen, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch anfällig für Fehler.

Vor allem ist es eine Herausforderung Verantwortliche der benötigten Materialien einzubinden und diese über den Stand der Planung des Meetings auf dem Laufenden zu halten.

Es geht einfacher – mit arbooMEET

Hier kommt arbooMEET ins Spiel. Dieses Tool ist speziell dafür entwickelt worden, die Planung von Meetings mit Ressourcen wie Moderationsmaterialien zu vereinfachen. Mit arbooMEET lassen sich Räume, Teilnehmer und Materialien in einem einzigen Schritt organisieren. Dabei werden alle Informationen zentral erfasst, sodass keine zusätzlichen Listen, E-Mails oder Aufgaben mehr nötig sind. Die Verfügbarkeit von Ressourcen wird automatisch geprüft, und der gesamte Planungsprozess wird deutlich übersichtlicher und schneller. Durch die direkte Integration in Outlook, können Services, Catering und Bestuhlung direkt in der Buchung hinzugefügt werden, ohne dass ein externes Tool genutzt werden muss.

Wer sich nicht länger mit den begrenzten Möglichkeiten von Outlook abmühen möchte, sollte einen Blick auf arbooMEET werfen. Es spart Zeit, reduziert den Stress und lässt mehr Raum für das, worauf es wirklich ankommt: den Erfolg des Meetings.