Outlook Ressourcen anlegen

Unternehmen organisieren vermehrt die Reservierung / Ausleihe / Buchung Ihrer Ressourcen über Outlook. Kein Wunder, vor allem die Kalenderansicht der Verfügbarkeiten, die automatische Bestätigung oder die Ablehnung, wenn die Ressource für den entsprechenden Zeitraum nicht verfügbar ist, bieten einen großen Mehrwert.

Der häufigste Anwendungsfall in diesem Kontext ist das Buchen von Räumlichkeiten (wie z.B. Besprechungsräume, Meetingräume, Konferenzräume). Darüber hinaus gibt es allerdings zahlreiche sinnvolle Anwendungsfälle. Unternehmen organisieren auch das Buchen von Geräten (wie z.B. Medienwagen, Mikroskope), Poolfahrzeugen, Fahrräder, uvm. darüber. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Vor allem in COVID-19 Zeiten ist das Buchen von Arbeitsplätzen über diesen Mechanismus eine sinnvolle Unterstützung, wenn Unternehmen die Besetzung ihrer Büros Schritt für Schritt hochfahren.

Damit eine Ressource über Outlook gebucht werden kann, muss diese in Office 365 Exchange Online erfasst worden sein. Wenn Sie noch nicht auf Office 365 sind, muss die Ressource in ihrem lokalen Exchange erfasst werden.

Eine Ressource in Office 365 anlegen

Melden Sie sich in Office 365 und navigieren Sie auf das Admin Portal. Den Link zum Admin Portal finden Sie im App Launcher. In der Navigation auf der linken Seite finden Sie den Knoten „Resources“ und darunter den Knoten „Rooms and equipment“.

Add a resource in Office 365 Admin Portal

Klicken Sie nun auf “Add resource” und füllen Sie das eingeblendete Formular aus.

Outlook Ressourcen anlegen in Office 365 Admin Portal

Klicken Sie anschließend auf Save, um die neue Ressource im System zu hinterlegen.

Falls Sie sich mit PowerShell auskennen, finden Sie hier die wichtigsten Anweisungen, um Ressourcen per PowerShell zu pflegen: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/recipients-in-exchange-online/manage-room-mailboxes

Office 365 Ressourcen anlegen nur mit administrative Berechtigung

Die wesentliche Herausforderung in diesem Kontext ist die Tatsache, dass Sie entsprechende administrative Berechtigungen haben müssen. Sollte das für Sie nicht der Fall sein, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

Mit arboo können designierte Verantwortliche Ressourcen in Office 365 erstellen

arboo unterstützt in diesem Kontext sowohl die IT-Abteilung als auch die Fachseite, die gerne selber Ressourcen im System einpflegen möchte. arboo abstrahiert die im Office 365 hinterlegte technische Berechtigung und erlaubt es lokalen Verantwortlichen (z.B. Facility Management in einer Niederlassung, Empfang, Sekretariat, etc.) Ressourcen eigenständig und komplett unabhängig von der zentralen IT zu pflegen. Dieser Aspekt von arboo entlastet die IT und eröffnet neue Möglichkeiten, die bisher nicht plausibel waren. So können beispielsweise lokale Verantwortliche ihre Arbeitsplätze im System buchbar machen. Vor allem in COVID-19 Zeiten ermöglicht dieser Ansatz das gesteuerte Hoch- und Herunterfahren der Besetzung der Büros, und dies immer nach lokalen Gegebenheiten.