WIe die Einführung von arbooMEET den Arbeitsalltag verändert

Wie die Einführung von arbooMEET den Arbeitsalltag verändert

Change Management bei der Einführung von arbooMEET

So begleiten wir die Einführung von arbooMEET in Ihrem Unternehmen: Praktische Einblicke aus verschiedenen Perspektiven

Die Einführung von arbooMEET, einem Outlook-Add-in zur Raumbuchung und Verwaltung von Zusatzservices wie Bestuhlung und Catering, bringt Veränderungen in bestehenden Prozessen mit sich. Diese Veränderungen betreffen unterschiedliche Perspektiven im Unternehmen, von den Endanwendern über die Administratoren bis hin zu den Fachabteilungen wie Facility Management und Office Managern. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, müssen die jeweiligen Verantwortlichen klar verstehen, wie sich ihre Arbeitsabläufe ändern und welche neuen Aufgaben sie übernehmen müssen.

1. Aus Sicht der Nutzer (Mitarbeitenden)

Für die Endanwender, die in der Vergangenheit möglicherweise manuell Raumbuchungen per E-Mail oder über separate Tools organisiert haben, bietet arbooMEET eine erhebliche Vereinfachung. Die Möglichkeit, Besprechungsräume direkt in Outlook zu buchen und gleichzeitig Zusatzleistungen wie Catering oder Bestuhlung zu integrieren, spart viel Zeit und reduziert den Aufwand.

Praktische Änderungen für Nutzer:

Zentrale Buchungsplattform: Früher mussten Mitarbeiter möglicherweise separate Formulare oder E-Mails für Catering und Raumreservierungen ausfüllen. Mit arbooMEET können nun alle Buchungen und Serviceanfragen zentral über Outlook verwaltet werden.

Automatisierte Prozessabwicklung: Mitarbeiter müssen sich nicht mehr darum kümmern, ob Bestuhlung oder Catering rechtzeitig bereitgestellt wird arbooMEET stellt sicher, dass alle Anforderungen beim Facility Management und Catering-Team automatisch ausgelöst werden.

Schulung und Anleitung: Nutzer müssen wissen, wie sie diese zusätzlichen Funktionen in ihre Buchungsanfragen integrieren können. Hier ist es wichtig, dass eine einfache Anleitung zur Verfügung steht, die Schritt für Schritt zeigt, wie Catering oder Bestuhlung hinzugefügt werden.

2. Aus Sicht der Administratoren (z.B. Office Manager)

Office Manager und Administratoren, die bisher möglicherweise die Raumbuchungen und Zusatzservices manuell koordinieren mussten (z.B. über Excel-Listen oder separate Buchungsanfragen), profitieren von der Automatisierung durch arbooMEET. Die zentrale Verwaltung erleichtert die Kontrolle und Nachverfolgung aller Buchungen und zugehöriger Anforderungen.

Praktische Änderungen für Administratoren:

Automatische Benachrichtigungen: Statt manuell Bestellungen für Catering oder Bestuhlung weiterzuleiten, wird dies nun durch arbooMEET direkt beim Buchen der Räume ausgelöst. Administratoren müssen sicherstellen, dass alle relevanten Buchungsdetails korrekt im System hinterlegt sind.

Verwaltung von Buchungskontingenten: Einige Administratoren haben bisher Raumbuchungen und Ressourcen wie Catering oder Technik direkt verwaltet. Mit arbooMEET sollten Administratoren überprüfen, dass die verfügbaren Services und Raumressourcen im System korrekt konfiguriert sind. Die Verwaltung und Zuweisung von Räumen erfolgten nun zentral, und Administratoren können sofort nachvollziehen, wer welche Services gebucht hat.

Reporting und Nachverfolgung: Administratoren haben nun einen besseren Überblick über alle Raumbuchungen und Zusatzservices. Sie sollten regelmäßig die Nutzung der Räume und Services überwachen, um Ressourcen optimal zu planen und gegebenenfalls Engpässe zu erkennen.

3. Aus Sicht des Facility Managements (Bestuhlung, Technik und Services)

Facility Manager müssen ihre Prozesse zur Bereitstellung von Bestuhlung, Technik oder anderen Serviceleistungen anpassen. Vor der Einführung von arbooMEET erfolgten diese Anfragen oft per E-Mail oder durch manuelle Weiterleitung von Raumreservierungen. Nun werden diese Anfragen automatisch ausgelöst, sobald ein Raum gebucht wird und entsprechende Zusatzleistungen ausgewählt sind.

Praktische Änderungen für Facility Management:

Automatisierung der Serviceanfragen: Früher mussten Facility Manager jede Anfrage für Bestuhlung oder technische Ausstattung manuell entgegennehmen und einplanen. Mit der Einführung von arbooMEET werden solche Anforderungen direkt in der Raumbuchung erfasst, sodass Facility Manager automatisch benachrichtigt werden, wenn z.B. ein bestimmter Raum in einer bestimmten Bestuhlung benötigt wird.

Integration in den Raumplanungsprozess: Facility Manager sollten ihre Kapazitäten und Ressourcenkontingente (z.B. Bestuhlungsarten oder technisches Equipment) im System hinterlegen. Es muss überprüft werden, ob der Raum für die gewünschten Dienstleistungen ausgestattet werden kann. Falls nicht, muss der Facility Manager gegebenenfalls alternative Optionen anbieten.

Planung von Zusatzleistungen: Facility Manager müssen sicherstellen, dass sie auf die neuen Anforderungen (wie spezifische Bestuhlung oder Zusatzservices) vorbereitet sind und ausreichend Ressourcen zur Verfügung haben.

4. Aus Sicht des Catering-Teams

Das Catering-Team wird durch die Einführung von arbooMEET ebenfalls vor neue Herausforderungen und Veränderungen gestellt. Wenn Catering-Dienstleistungen früher möglicherweise manuell angefordert oder durch separate Systeme verwaltet wurden, so wird dies nun direkt über das Outlook-Add-in koordiniert.

Praktische Änderungen für Catering-Teams:

Direkte Buchung von Catering über Outlook: Vor der Einführung von arbooMEET mussten Catering-Teams oft auf separate Bestellungen oder E-Mails von den Nutzern warten. Jetzt wird das Catering für eine Veranstaltung automatisch mit der Raumbuchung zusammengeplant. Dies ermöglicht eine bessere Koordination und schnellere Reaktion.

Erforderliche Anpassungen der Catering-Optionen: Catering-Teams müssen sicherstellen, dass alle relevanten Optionen (z.B. Menüauswahl, vegane Optionen, spezielle Anforderungen) im System hinterlegt sind. Hier sollten klare Prozesse definiert werden, wie spezielle Anforderungen bearbeitet und berücksichtigt werden.

Verbesserte Planung und Vorlaufzeit: Da Catering nun direkt mit der Raum- und Servicebuchung integriert ist, müssen Catering-Teams ihre internen Abläufe anpassen, um frühzeitig die benötigten Ressourcen bereitzustellen. Sie müssen sicherstellen, dass ausreichend Personal und Materialien für die bestellten Leistungen vorhanden sind.

Fazit

Die Einführung von arbooMEET bringt nicht nur für die Endnutzer, sondern auch für Administratoren, Facility Manager und das Catering-Team wichtige Veränderungen mit sich. Durch die Automatisierung und Zentralisierung der Raumbuchungen und Zusatzservices werden bestehende Prozesse optimiert. Um diese Änderungen erfolgreich umzusetzen, sind gezielte Schulungen und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen notwendig. Ein effektives Change Management stellt sicher, dass alle Beteiligten mit den neuen Abläufen vertraut sind und die Vorteile der neuen Lösung voll ausschöpfen können.