Terminplanungs-Assistenten in Outlook nutzen

Wie nutze ich den Terminplanungs-Assistenten (Scheduling Assistant) in Outlook?

Die Nutzung des Terminplanungs-Assisstenten schnell erklärt

Wie nutze ich den Terminplanungs-Assistenten(Scheduling Assistant) in Outlook?

Der Terminplanungsassistent (engl. Scheduling Assistant) in Microsoft Outlook ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um den besten Termin für ein Meeting zu finden. Er zeigt die Verfügbarkeit aller eingeladenen Teilnehmer sowie freier Besprechungsräume an und hilft dabei, Terminüberschneidungen zu vermeiden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Terminplanungsassistenten in Outlook nutzen, um Meetings schneller und effizienter zu koordinieren.

1.Den Terminplanungs-Assistenten öffnen

Der Terminplanungsassistent ist direkt in der Besprechungserstellung integriert und kann mit wenigen Klicks aufgerufen werden.

So starten Sie den Terminplanungsassistenten:

Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zur Kalender-Ansicht.

Klicken Sie auf „Neue Besprechung“ oder „Neuer Termin“.

Fügen Sie im Feld „An“ die Teilnehmer hinzu, die am Meeting teilnehmen sollen.

Wechseln Sie zum Tab „Terminplanungsassistent“ (Scheduling Assistant).

Jetzt sehen Sie eine Zeitleiste, die die Verfügbarkeiten der eingeladenen Personen anzeigt.

2. Den besten Meeting-Zeitpunkt finden

Im Terminplanungsassistenten werden die Verfügbarkeiten der Teilnehmer als farbige Balken dargestellt:

Weiß = Teilnehmer ist verfügbar.

Hellblau = Teilnehmer hat einen vorläufigen Termin.

Dunkelblau = Teilnehmer ist bereits gebucht.

Schraffiert = Teilnehmer ist außerhalb der Arbeitszeit.

Automatische Terminvorschläge nutzen

Outlook schlägt in der rechten Spalte automatisch freie Zeitfenster für das Meeting vor. Diese basieren auf den Kalenderverfügbarkeiten aller Teilnehmer.

Falls kein gemeinsamer freier Termin gefunden wird, kann geprüft werden, ob optionale Teilnehmer eingeladen oder der Termin als „flexibel“ markiert werden soll.

3. Besprechungsräume über den Terminplanungsassistenten buchen

Falls ein Meetingraum benötigt wird, kann dieser direkt über den Terminplanungsassistenten gebucht werden.

So wird ein Raum hinzugefügt:

Klicken Sie im Terminplanungsassistenten auf „Raum hinzufügen“.
Wählen Sie einen verfügbaren Besprechungsraum aus der Liste aus.
Falls ein Raum bereits belegt ist, kann Outlook alternative freie Räume vorschlagen.

Tipp: Falls das Unternehmen eine Raumverwaltung in Outlook integriert hat, können Meetingräume automatisch je nach Personenzahl und Ausstattung gefiltert werden.

4. Teilnehmer als optional markieren

Falls einige Teilnehmer nicht zwingend erforderlich sind, können sie als „optional“ eingetragen werden.

So wird ein Teilnehmer als optional markiert:

Klicken Sie im Besprechungsfenster auf „Teilnehmer hinzufügen“.

Wählen Sie die Option „Optional“, damit diese Person nicht für die Terminfindung berücksichtigt wird.

Dies hilft besonders bei großen Meetings, wenn die Verfügbarkeit aller Teilnehmer nicht zwingend gegeben sein muss.

5. Termine über Zeitzonen hinweg planen

Öffnen Sie den Terminplanungsassistenten.
Klicken Sie auf „Zeitzonen“ und wählen Sie die gewünschte Zeitzone aus.
Outlook zeigt nun die Zeiten für jede Region an, damit keine Missverständnisse entstehen.

Dies ist besonders hilfreich für internationale Meetings oder Remote-Teams.

6. Terminplanung abschließen und Einladung versenden

Sobald eine passende Zeit und ein Besprechungsraum gefunden wurde:

Klicken Sie auf „Zurück zur Besprechung“.
Fügen Sie eine Agenda oder Notizen hinzu, falls gewünscht.
Klicken Sie auf „Senden“, um die Einladung an alle Teilnehmer zu verschicken.

Die Teilnehmer erhalten nun eine Einladung per E-Mail, die sie annehmen oder ablehnen können.

7. Häufige Probleme und Lösungen

Ein Teilnehmer wird als „Keine Informationen verfügbar“ angezeigt

Prüfen, ob der Teilnehmer sein Kalender-Sharing aktiviert hat.

Falls der Teilnehmer extern ist, kann es sein, dass seine Verfügbarkeit nicht für Ihr Unternehmen sichtbar ist.

Kein gemeinsamer freier Termin verfügbar

Prüfen, ob alle Teilnehmer unbedingt erforderlich sind oder ob einige als „optional“ eingetragen werden können.

Falls sich kein gemeinsamer Termin finden lässt, kann ein Alternativtermin vorgeschlagen werden.

Besprechungsraum nicht verfügbar

Falls alle Räume belegt sind, kann Outlook alternative freie Zeiten oder Räume vorschlagen.
Falls die Raumliste nicht angezeigt wird, sollte geprüft werden, ob die Raumressourcen richtig verwaltet werden.

Meetings mit dem Terminplanungs-Assistenten einfacher koordinieren

Der Terminplanungsassistent in Outlook erleichtert die Terminfindung, indem er Verfügbarkeiten von Teilnehmern und Räumen übersichtlich darstellt. Besonders bei großen Meetings oder Terminen über verschiedene Standorte hinweg ist die Funktion unverzichtbar.

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