Abstimmungsschaltflächen in Outlook E-Mails einsetzen

Wie können Abstimmungsschaltflächen helfen?

Warum man Abstimmungsschaltflächen in Outlook E-Mails benötigt

Abstimmungsschaltflächen in Outlook sind eine praktische Funktion, die es ermöglicht, schnelle Umfragen oder Abstimmungen direkt in E-Mails zu integrieren. Diese Funktion ist besonders nützlich in beruflichen Umfeldern, in denen schnelle Entscheidungsprozesse oder Feedback von mehreren Personen benötigt werden. Sie spart Zeit, da die Empfänger mit nur einem Klick auf eine der Optionen antworten können, ohne die Nachricht zu verlassen oder auf eine separate Umfrageplattform zugreifen zu müssen. Dies fördert die Kommunikation, besonders bei der Koordination von Meetings, der Abstimmung über Entscheidungen oder bei der Sammlung von Meinungen.

Ein weiterer Vorteil ist die Automatisierung der Ergebnisauswertung. Da alle Antworten direkt in Outlook gesammelt werden, können Absender die Abstimmungsergebnisse schnell einsehen und analysieren, ohne manuell auf Antworten warten oder diese zusammenfassen zu müssen. Dies ist besonders in Teams von Vorteil, in denen viele schnelle und regelmäßige Entscheidungen getroffen werden müssen.

Wie man Abstimmungsschaltflächen in Outlook-Nachrichten einfügt

Neue E-Mail erstellen: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Neue E-Mail“, um eine neue Nachricht zu verfassen.

Abstimmungsschaltflächen hinzufügen:

Klicken Sie im E-Mail-Editor auf den Tab „Optionen“ in der oberen Menüleiste.

Wählen Sie dann „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ aus. Hier haben Sie zwei Optionen:

„Ja“, „Nein“ und „Vielleicht“ – Diese einfache Abstimmung ermöglicht es Empfängern, mit „Ja“ oder „Nein“ zu antworten.

„Benutzerdefinierte Abstimmungsschaltflächen“ – Hier können Sie Ihre eigenen Optionen hinzufügen, wie zum Beispiel „Zustimmen“, „Ablehnen“ oder spezifischere Antwortmöglichkeiten.

Antwortoptionen anpassen: Wenn Sie benutzerdefinierte Optionen wählen, geben Sie die gewünschten Abstimmungsoptionen in das erscheinende Textfeld ein. Trennen Sie jede Option mit einem Semikolon (z.B. „Option 1; Option 2; Option 3“).

Nachricht verfassen und senden: Schreiben Sie Ihre Nachricht, fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu, und senden Sie die E-Mail an die gewünschten Empfänger. Diese können ganz einfach per Knopfdruck Ihre gewünschte Antwort auswählen.

Ergebnisse der Abstimmung anzeigen: Nachdem die Empfänger ihre Auswahl getroffen haben, können Sie die Ergebnisse verfolgen. Gehen Sie dazu auf die gesendete Nachricht und klicken Sie auf „Abstimmungsergebnisse anzeigen“ im Nachrichtenkopf. Hier können Sie sehen, wie jeder Empfänger abgestimmt hat.

Abstimmungsschaltflächen sind ein leistungsstarkes Tool, das es Teams und Organisationen ermöglicht, Entscheidungen zu treffen und Feedback schnell zu sammeln. Die Funktion ist einfach zu verwenden und spart sowohl Zeit.

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