Outlook Ressourcen buchen

Das Buchen von Ressourcen in Outlook ist eine unkomplizierte Angelegenheit. Dabei sind allerdings ein paar Voraussetzungen und auch Limitierung zu beachten. Was das alles ist, gehen wir in unserem Artikel durch.

Eine Ressource zu einem Outlook-Termin einladen

Öffnen Sie die Kalenderansicht in Ihrem Outlook und selektieren die gewünschten Zeitspanne für Ihren Termin. Geben Sie im Anschluss einen Namen/Titel des Termins ein.

Zeitspanne im Outlook selektieren und Betreff eingeben

Klicken Sie doppelt auf den neu erstellten Termin, nun ist ein Fenster mit den Termindetails zu sehen.

Sollten Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Ressource auswendig kennen, so können Sie diese direkt als “Teilnehmer” zum Termin einladen. Tippen Sie dafür die E-Mail-Adresse der Ressource unter “Erforderlich” ein.

Emailadresse der Ressource eingeben

Wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Ressource nicht kennen, so können Sie auf “Ort” klicken, um auf die Liste der Ressourcen, die im System verfügbar sind, aufzurufen. Wählen Sie unter Adressbuch “All Rooms” oder entsprechend “Alle Räume” aus. Anschließen können Sie die gewünschte Ressource aus der Liste mittels Doppelklick zu Ihrer Auswahl hinzufügen.

Meetingraum aus der Liste auswählen

Klicken Sie nun auf “Ok”. Beim Speichern wird die gewünschte Ressource zu Ihrem Termin eingeladen. Eine Bestätigung wird Ihnen per E-Mail zugesandt. Wenn die Buchungsbestätigung automatisch erfolgt, erhalten Sie die Antwort binnen Sekunden. Ist eine manuelle Freigabe einer Buchung im System hinterlegt, so muss man auf die Freigabe der verantwortlichen Person abwarten.

Einladung abgelehnt, was nun? Wie finde ich verfügbare Ressourcen?

Sie haben eine Ressource zu Ihrem Termin eingeladen und haben als Antwort eine Ablehnung erhalten? Outlook hilft uns, zu prüfen, welche Ressourcen zum gewünschten Zeitpunkt noch zur Verfügung stehen.

Nutzen Sie dafür den sogenannten Terminplanungs-Assistenten. Dieser ermöglicht es Ihnen auf einer gemeinsamen Oberfläche die Verfügbarkeit der in frage kommenden Räume mit der Verfügbarkeit der weiteren Teilnehmer (sofern es sich um Ihre Kollegen handelt) zu vergleichen. 

Terminplanungs Assistent nutzen um Verfugbarkeiten zu Uberprufen

Ressourcen müssen vorab von Ihrer IT im System (Exchange / Exchange Online) erfasst worden sein

Ressourcen können Sie natürlich nur dann im System vorfinden und schließlich auch buchen, wenn diese vorab im System erfasst worden sind. Sollten Sie Ihre Ressource nicht im System finden können, wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung.

Weitere Informationen dazu finden Sie folgender Seite: “Erstellen und verwalten von Raumpostfächern“.  

Weitere Anwendungsfälle mit arboo

arboo erweitert die Möglichkeiten rund um das Buchen von Ressourcen und verbindet Reservierung einer Ressource mit der Möglichkeit weitere Dienstleistungen zur Buchung hinzuzufügen. Zum Beispiel können Sie mit arboo eine Bewirtung zu einem Termin hinzufügen oder sicherstellen, dass eine verantwortliche Person sich zum Termin um einen Moderationskoffer und eine Pinnwand kümmert.

Darüber hinaus entlastet arboo Ihre IT-Abteilung und ermöglicht es Fachabteilungen, lokalen Verantwortlichen in Niederlassungen, Facility Managern, Sekretariaten etc. Ressourcen selber, ohne der Zuarbeit der zentralen IT im System einzupflegen. Zu allen Ressourcen können Sie Services, Dienstleistungen und Geräte zuordnen, die bei Bedarf gebucht werden können.

Weiteren Mehrwert bietet arboo darin, dass diese Ressourcen nicht nur über Outlook gebucht werden können, sondern auch aus etlichen Microsoft Programmen, wie Teams oder mobilen Apps. Zusätzlich können Sie die Buchungsmöglichkeit von Ressourcen (wie z.B. Arbeitsplätze) über Ihr SharePoint Online Intranet verfügbar machen.