Wiederkehrende Meetings in Outlook erstellen

Wie erstelle ich wiederkehrende Meetings in Outlook?

Alles was Sie über wiederkehrende Meetings wissen müssen

In wenigen Schritten Wiederkehrende Termine in Outlook erstellen

Regelmäßige Meetings sind ein fester Bestandteil vieler Arbeitsabläufe – sei es ein wöchentliches Teammeeting, ein monatliches Strategiegespräch oder ein jährliches Review. Microsoft Outlook bietet eine praktische Funktion, um wiederkehrende Meetings zu erstellen, sodass Termine nicht jedes Mal manuell neu angelegt werden müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie wiederkehrende Meetings in Outlook erstellen und verwalten.

1. Ein neues wiederkehrendes Meeting in Outlook erstellen

Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zur Kalender-Ansicht.
Klicken Sie auf „Neue Besprechung“, um einen neuen Termin anzulegen.
Geben Sie Betreff, Ort, Datum und Uhrzeit für das erste Meeting ein.
Fügen Sie bei Bedarf Teilnehmer hinzu, indem Sie deren E-Mail-Adressen in das Feld „An“ eingeben.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Serientyp“ oder „Wiederholen“, um das Meeting als wiederkehrend festzulegen.

2. Die Wiederholungsoptionen für Meetings festlegen

Outlook bietet verschiedene Optionen für wiederkehrende Meetings, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können:

Tägliche Wiederholung

Das Meeting findet jeden Tag oder an bestimmten Wochentagen statt.
Sie können einstellen, dass es sich alle X Tage wiederholt.

Wöchentliche Wiederholung

Das Meeting findet jede Woche am gleichen Wochentag statt.
Sie können festlegen, dass es sich alle X Wochen wiederholt.

Monatliche Wiederholung

Das Meeting wird an einem bestimmten Datum im Monat (z. B. jeden 1. Montag) wiederholt.
Alternativ kann eine feste Monatsfrequenz gewählt werden (z. B. jeden 15. Tag).

Jährliche Wiederholung

Ideal für wiederkehrende Termine wie Jahresgespräche oder Firmen-Events.
Das Meeting kann immer am gleichen Datum oder am gleichen Wochentag eines Monats stattfinden.

Enddatum oder unbegrenzte Wiederholung

Sie können festlegen, dass das Meeting nach einer bestimmten Anzahl von Wiederholungen endet oder kein Enddatum hat.

Nachdem Sie die gewünschte Wiederholungsfrequenz eingestellt haben, klicken Sie auf OK, um zur Terminübersicht zurückzukehren.

3. Speichern und Einladungen versenden

Sobald alle Details festgelegt sind, klicken Sie auf „Senden“, um die Einladung an alle Teilnehmer zu verschicken.
Outlook erstellt nun eine Terminserie, die automatisch in den Kalendern aller Teilnehmer eingetragen wird.

4. Ein bestehendes wiederkehrendes Meeting bearbeiten

Manchmal ändern sich die Anforderungen für regelmäßige Meetings – sei es ein neuer Raum, eine geänderte Uhrzeit oder zusätzliche Teilnehmer. Outlook bietet zwei Möglichkeiten, um eine Terminserie zu bearbeiten:

Nur einen einzelnen Termin der Serie ändern

Öffnen Sie das gewünschte Meeting aus Ihrem Kalender.
Outlook fragt, ob Sie nur dieses einzelne Meeting oder die gesamte Serie bearbeiten möchten.
Wählen Sie „Nur dieses Ereignis“, um die Änderung nur für einen einzelnen Termin zu übernehmen.

Die gesamte Serie ändern

Öffnen Sie das Meeting und wählen Sie „Die gesamte Serie“ bearbeiten.
Passen Sie die gewünschten Details an, z. B. Uhrzeit, Ort oder Teilnehmer.
Nach dem Speichern erhalten alle Teilnehmer eine aktualisierte Einladung für alle zukünftigen Termine.

Wichtig: Wenn Sie eine Serienänderung für vergangene Meetings durchführen, betrifft dies nur die kommenden Meetings – bereits abgeschlossene Meetings bleiben unverändert.

5. Wiederkehrende Meetings in Outlook absagen oder löschen

Falls ein wiederkehrendes Meeting nicht mehr benötigt wird, können Sie es auf zwei Arten entfernen:

Nur ein einzelnes Meeting absagen

Öffnen Sie den Kalender und klicken Sie auf das Meeting.
Wählen Sie „Nur dieses Ereignis“ löschen, damit alle anderen Termine der Serie bestehen bleiben.
Outlook gibt Ihnen die Möglichkeit, eine Absage-Nachricht an die Teilnehmer zu senden.

Die gesamte Serie löschen

Öffnen Sie das Meeting und wählen Sie „Die gesamte Serie“ löschen.
Alle zukünftigen Meetings der Serie werden aus den Kalendern der Teilnehmer entfernt.

6. Warum eine Buchungssoftware für wiederkehrende Meetings sinnvoll ist

Wiederkehrende Meetings sind in Outlook leicht zu erstellen, doch sobald Meetingräume, Catering oder technische Ausstattung benötigt werden, können manuelle Prozesse schnell unübersichtlich werden.

Catering und Services für jedes Meeting flexibel anpassen

Während ein wöchentliches Teammeeting vielleicht nur Kaffee benötigt, könnte für eine monatliche Strategie-Sitzung ein vollständiges Catering gewünscht sein. Eine smarte Buchungslösung ermöglicht es, für jedes einzelne Meeting in der Serie unterschiedliche Zusatzleistungen zu buchen.

Bessere Verwaltung von Änderungen und Stornierungen

Ändert sich ein wiederkehrendes Meeting, müssen oft mehrere Teams informiert werden. Mit einer integrierten Buchungslösung werden Änderungen automatisch weitergeleitet, sodass Facility-Management und Catering-Teams stets auf dem neuesten Stand sind.

Wiederkehrende Meetings in Outlook mit mehr Flexibilität

Mit Outlook lassen sich wiederkehrende Meetings einfach und schnell planen. Durch die flexiblen Wiederholungsoptionen können Termine individuell angepasst werden, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Doch sobald Meetingräume, Services oder externe Dienstleister ins Spiel kommen, ist eine ergänzende Buchungslösung wie arbooMEET sinnvoll, um alle Ressourcen automatisch zu verwalten und den Arbeitsaufwand zu reduzieren.

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