Wie das Organisieren von Meetings zur Herausforderung wird

Die Jagd nach dem Moderationskoffer: Wie das Organisieren von Meetings zur Herausforderung wird

Das Reservieren von Besprechungsräumen und Geräten für Ihre Meetings muss nicht komplex sein

Eine Situation aus dem täglichen Leben im ganz normalen Meeting-Alltag

Die Situation des Nutzers - "Ich will einfach nur buchen!"

Es war der Morgen eines wichtigen Meetings. Sarah, verantwortlich für die Organisation, hatte die Präsentation vorbereitet und die Agenda erstellt. Doch als sie den Raum in Outlook buchen wollte, fiel ihr auf, dass der Beamer noch fehlte. In Outlook war keine Möglichkeit, zu sehen, ob auch das Zubehör wie der Beamer oder der Moderationskoffer verfügbar war. Sarah musste sich wieder einmal auf manuelle Wege verlassen – sie musste anrufen, um herauszufinden, ob die Geräte verfügbar waren. Die ständigen Rückfragen und die unübersichtliche Kommunikation durch E-Mails und Anrufe machten die Aufgabe unnötig kompliziert. Sie fragte sich: Warum kann nicht einfach alles in einem Schritt erledigt werden?

Solche Situationen gibt es tagtäglich in vielen Unternehmen, von Kleinunternehmen bis hin zu Großkonzernen. Wer sie selbst noch nicht erlebt hat, hat Glück gehabt, denn die Probleme sind überall die gleichen: Die Buchungssysteme sind oft unübersichtlich und bieten keine Möglichkeit, Räume und Zubehör gleichzeitig zu buchen. Nutzer müssen auf zusätzliche Kommunikationskanäle wie E-Mails oder Anrufe zurückgreifen, um die Verfügbarkeit von Geräten zu prüfen, da in vielen Systemen keine Echtzeit-Übersicht über die Verfügbarkeit besteht. Das führt dazu, dass es schwierig wird, alles sinnvoll zu koordinieren, was schließlich zu Frustration führt. Der Aufwand, um ein einfaches Meeting zu organisieren, ist oft unverhältnismäßig hoch, weil zusätzliche Schritte notwendig sind, um sicherzustellen, dass der Raum und die Geräte zur Verfügung stehen.

Der Administrator - "Warum wird alles so unorganisiert?"

Markus, der Office Manager, hatte die Aufgabe, alle Raum- und Geräterequirements zu verwalten. Er bekam täglich Anfragen zur Verfügbarkeit von Geräten wie Beamern oder Moderationskoffern und war gezwungen, sich durch unübersichtliche Listen und E-Mails zu wühlen. Oft wusste er nicht, ob ein Gerät für den nächsten Nutzer noch verfügbar oder funktionsfähig war. Bei kurzfristigen Änderungen konnte er die Buchungen weder einfach verschieben noch schnell nach einem freien Raum suchen. Die mangelnde Flexibilität und Übersichtlichkeit machten seine Arbeit zunehmend schwieriger.

Auch diese Probleme sind in vielen Organisationen häufig anzutreffen. Ohne eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Ressourcen müssen Administratoren oft auf manuelle Verfahren zurückgreifen, um zu überprüfen, ob Geräte und Räume noch verfügbar sind. Die Verwaltung erfolgt meistens über separate Listen oder unübersichtliche Excel-Tabellen, was viel Zeit in Anspruch nimmt und häufig zu Fehlern führt. Außerdem gibt es keine einfache Möglichkeit, Termine zu verschieben oder Änderungen vorzunehmen, was zu Doppelbuchungen oder Missverständnissen führen kann. Aufgrund der fehlenden Flexibilität und der ständigen Notwendigkeit, mit mehreren Ansprechpartnern zu kommunizieren, wird der Prozess zusätzlich verkompliziert. Die mangelnde Übersicht über alle verfügbaren Ressourcen führt dazu, dass viel Zeit für die Verwaltung der Buchungen und nicht für die eigentliche Arbeit aufgewendet wird.

Die Lösung - „Es gibt eine bessere Art, Meetings zu organisieren“

Mit arbooMEET wird die Organisation von Meetings vereinfacht. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, sowohl den Raum als auch die benötigten Geräte in einem Schritt zu buchen. Die Verfügbarkeit von Geräten wie Beamer, Moderationskoffer und Pinnwänden wird in Echtzeit angezeigt, sodass keine Rückfragen mehr notwendig sind. Für Administratoren wie Markus bietet arbooMEET eine zentrale Verwaltungslösung, in der alle Ressourcen wie Räume und Geräte übersichtlich verwaltet werden können. Änderungen an Buchungen können unkompliziert vorgenommen werden, ohne dass es zu Konflikten kommt. Eine Übersichtliche Kalenderansicht hilft zusätzlich, Termine einfach zu verschieben, falls spontane Änderungen Notwendig sind.

Durch arbooMEET gehören die Probleme der unübersichtlichen, manuellen Buchung und Verwaltung von Meeting-Ressourcen der Vergangenheit an. Die Kommunikation zwischen den Nutzern und Administratoren wird automatisiert und vereinfacht. Alle Informationen sind in einem zentralen System zusammengeführt, sodass Änderungen und Buchungen in Echtzeit verarbeitet werden können. Dies führt zu einer deutlichen Reduktion von Fehlerquellen und Medienbrüchen, und sorgt dafür, dass keine Ressourcen unnötig blockiert oder falsch zugewiesen werden. Die zentrale Verwaltung und die Möglichkeit, Termine und Ressourcen flexibel zu ändern, spart sowohl den Nutzern als auch den Administratoren eine Menge Zeit und Aufwand. Falls Ihnen die Situation bekannt vorkommt, können wir Ihnen Abhilfe leisten – machen Sie direkt einen Demo Termin aus und wir zeigen Ihnen, wie wir Ihre Probleme lösen können.