Kategorien in Outlook nutzen

Wie nutze ich Kategorien zur Organisation von Terminen in Outlook ?

Nutze Kategorien in Outlook um das meiste aus deiner Terminplanung rauszuholen

Wozu brauche ich Kategorien in Outlook?

Microsoft Outlook bietet eine Kategorisierungsfunktion, mit der sich Termine, Besprechungen und Aufgaben farblich kennzeichnen und nach bestimmten Themen gruppieren lassen. Dies hilft, den Überblick zu behalten und schneller zu erkennen, welche Meetings, Projekte oder Aufgaben wichtig sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Kategorien in Outlook genutzt werden können, um die Terminverwaltung übersichtlicher zu gestalten.

1. Was sind Kategorien in Outlook?

Kategorien in Outlook sind Farbmarkierungen, die Terminen, Besprechungen, E-Mails und Aufgaben zugewiesen werden können. Sie ermöglichen eine visuelle Organisation und helfen dabei, verschiedene Arten von Ereignissen schnell zu identifizieren.

Ein Beispiel:

Blau für Team-Meetings

Rot für dringende Kundenbesprechungen

Grün für private Termine

Gelb für wiederkehrende Projektbesprechungen

Diese Farben lassen sich individuell anpassen und benennen.

2. Eine Kategorie zu einem Termin in Outlook hinzufügen

Neue Kategorie anlegen

Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie in den Kalender.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen bestehenden Termin oder erstellen Sie einen neuen Termin.
Wählen Sie „Kategorisieren“ > „Alle Kategorien“.
Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Kategorie zu erstellen.
Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie eine Farbe aus.
Bestätigen Sie mit OK – die neue Kategorie steht nun zur Verfügung.

3. Mehrere Kategorien für einen Termin nutzen

Falls ein Termin zu mehreren Projekten oder Abteilungen gehört, können mehrere Kategorien gleichzeitig hinzugefügt werden:

Öffnen Sie den Termin und gehen Sie auf „Kategorisieren“.
Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie mehrere Kategorien auswählen.
Der Termin wird nun mit mehreren Farben gekennzeichnet.

So lassen sich Termine mit mehreren Themen verbinden, ohne sie doppelt eintragen zu müssen.

4. Häufige Probleme und Lösungen

Kategorien werden nicht in der mobilen App angezeigt

In Outlook Mobile werden Kategorien aktuell nur für E-Mails, nicht für Kalendertermine unterstützt.

Die Farbcodierung ist in der Desktop-Version und Outlook Web App sichtbar.

Kategorien fehlen nach Synchronisation

Falls Outlook über mehrere Geräte genutzt wird, sollte geprüft werden, ob der Kalender mit Microsoft Exchange synchronisiert ist.

Manchmal hilft es, Kategorien neu zu erstellen, wenn sie nach einer Synchronisation verschwinden.

Farben sind nicht einheitlich

Jede Person kann ihre eigenen Kategorien definieren. Falls in einem freigegebenen Kalender unterschiedliche Farben angezeigt werden, können gemeinsame Kategorien manuell angepasst werden.

Warum eine Buchungssoftware mit Kategorien sinnvoll ist

Kategorien in Outlook sind eine gute Möglichkeit, Termine zu organisieren. Doch sobald Meetingräume, Catering oder technische Ausstattung verwaltet werden müssen, reichen Kategorien oft nicht aus.

Zentrale Verwaltung von Meetings und Ressourcen

Während Outlook nur Termine farblich markieren kann, ermöglicht eine Buchungssoftware wie arbooMEET, Meetings direkt mit zusätzlichen Ressourcen, Services und Raumbuchungen zu verknüpfen.

Outlook-Kategorien gezielt nutzen

Die Kategorien in Outlook helfen, den Kalender übersichtlicher zu gestalten und verschiedene Termine farblich voneinander abzugrenzen. Mit individuell angepassten Farben lassen sich Meetings nach Priorität, Team oder Projektzugehörigkeit organisieren.

Wer zusätzlich Meetingräume, Services oder Catering buchen muss, kann mit einer Buchungslösung wie arbooMEET sicherstellen, dass nicht nur Termine, sondern auch alle zugehörigen Ressourcen optimal verwaltet werden.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Ihre Meetingplanung noch strukturierter gestalten können? Kontaktieren Sie uns für eine Live-Demo von arbooMEET und erleben Sie, wie Termin- und Raumverwaltung nahtlos zusammenarbeiten.