Erinnerungsfunktion in Outlook nutzen

Wie nutze ich die Erinnerungsfunktion in Outlook?

Die Erinnerungsfunktion als Stütze für die tägliche Outlook Nutzung

Wozu nutze ich die Erinnerungsfunktion in Outlook?

Microsoft Outlook bietet eine integrierte Erinnerungsfunktion, um sicherzustellen, dass Termine, Aufgaben und E-Mails nicht in Vergessenheit geraten. Mit individuellen Einstellungen lassen sich Erinnerungen automatisch auslösen, sodass Nutzer rechtzeitig an bevorstehende Meetings oder wichtige Fristen erinnert werden.

Dieser Artikel zeigt, wie Erinnerungen in Outlook aktiviert, angepasst und verwaltet werden können.

1. Erinnerungen für Termine und Besprechungen setzen

Outlook erinnert standardmäßig an bevorstehende Termine, doch diese Einstellung kann individuell angepasst werden.

Erinnerung bei der Terminplanung hinzufügen

Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie in den Kalender.
Erstellen Sie einen neuen Termin oder eine Besprechung.
Klicken Sie auf das Erinnerungsfeld und wählen Sie, wann die Benachrichtigung erfolgen soll.
Speichern Sie den Termin – die Erinnerung wird automatisch aktiviert.

Erinnerungen für bestehende Termine ändern

Öffnen Sie einen bestehenden Termin im Kalender.
Passen Sie die Erinnerung im Dropdown-Menü an (z. B. 5, 10 oder 30 Minuten vorher).
Klicken Sie auf Speichern & Schließen, um die Änderungen zu übernehmen.

2. Standard-Erinnerungszeit für alle Termine anpassen

alls Outlook-Erinnerungen automatisch früher oder später erscheinen sollen, kann die Standardeinstellung geändert werden.

Gehen Sie zu Datei > Optionen > Kalender.
Suchen Sie die Sektion „Standard-Erinnerungszeit“.
Wählen Sie eine neue Voreinstellung (z. B. 1 Stunde oder 1 Tag vorher).
Bestätigen Sie mit OK – ab jetzt wird diese Erinnerung für neue Termine verwendet.

3. Erinnerungen für Aufgaben aktivieren

Neben Terminen können auch Aufgaben mit Erinnerungen versehen werden.

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Aufgaben.
Erstellen Sie eine neue Aufgabe und setzen Sie ein Fälligkeitsdatum.
Aktivieren Sie das Kästchen „Erinnerung“ und wählen Sie den Zeitpunkt aus.
Speichern Sie die Aufgabe – Outlook benachrichtigt Sie zum gewählten Zeitpunkt.

Tipp: Aufgaben mit Erinnerungen erscheinen zusätzlich in der Outlook-Startansicht, sodass sie nicht übersehen werden.

4. Erinnerungen für E-Mails setzen

Falls eine E-Mail später bearbeitet werden soll, kann eine Erinnerung hinzugefügt werden:

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die gewünschte E-Mail aus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und wählen Sie „Zur Nachverfolgung“ > „Erinnerung hinzufügen“.
Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Erinnerung fest.
Bestätigen Sie mit OK – Outlook zeigt nun eine Benachrichtigung zur festgelegten Zeit an.

5. Erinnerungen verwalten und deaktivieren

Alle aktiven Erinnerungen anzeigen

Drücken Sie Strg + Umschalt + G, um alle aktuellen Erinnerungen zu öffnen.

Hier können Erinnerungen verschoben, abgeschlossen oder gelöscht werden.

Einzelne Erinnerung deaktivieren

Öffnen Sie den Termin oder die Aufgabe.

Setzen Sie die Erinnerung auf „Keine“, um die Benachrichtigung zu deaktivieren.

Alle Erinnerungen in Outlook ausschalten

Falls Outlook nicht mehr an Termine erinnern soll:

Gehen Sie zu Datei > Optionen > Erweitert.
Entfernen Sie das Häkchen bei „Erinnerungen anzeigen“.
Speichern Sie die Einstellungen.

Warum eine Buchungssoftware für erweiterte Erinnerungen sinnvoll ist

Outlook bietet nützliche Erinnerungsfunktionen, doch in Unternehmen sind oft zusätzliche Erinnerungen für Meetingräume, Catering oder Technik notwendig.

Automatische Erinnerungen für Meeting-Services

Falls für ein Meeting externe Dienstleistungen wie Catering oder technisches Equipment gebucht wurden, sollten alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden. Eine Buchungslösung wie arbooMEET stellt sicher, dass Erinnerungen nicht nur an Teilnehmer, sondern auch an Service-Teams weitergeleitet werden.

Benachrichtigungen für Raumänderungen oder Terminverschiebungen

Outlook erinnert nur an die ursprünglichen Termine. Falls ein Meeting verlegt wird, bleiben externe Dienstleister oft uninformiert. Mit einer Buchungssoftware erhalten alle Beteiligten automatisch aktualisierte Erinnerungen, sodass Änderungen transparent bleiben.

Outlook-Erinnerungen gezielt nutzen

Mit Outlook lassen sich Erinnerungen für Termine, Aufgaben und E-Mails aktivieren, um rechtzeitig an wichtige Ereignisse erinnert zu werden. Durch individuell einstellbare Zeitpunkte und wiederkehrende Erinnerungen bleibt der Überblick über anstehende Meetings erhalten.

Wer zusätzlich Meetingräume, Services oder technische Ausstattung mit einplanen muss, kann mit einer Buchungssoftware wie arbooMEET sicherstellen, dass alle Beteiligten automatisch benachrichtigt werden.

Möchten Sie wissen, wie Sie Ihre Terminorganisation verbessern können? Kontaktieren Sie uns für eine Live-Demo von arbooMEET und erleben Sie, wie Erinnerungen und Buchungen nahtlos zusammenarbeiten.