Aufgabenfunktion in Outlook nutzen

Wie nutze ich die Aufgabenfunktion in Outlook zur Meeting-Vorbereitung?

Microsoft´s Aufgabenfunktion als hilfreiches Werkzeug

Wozu brauche ich die Aufgabenfunktion?

Die Vorbereitung auf ein Meeting kann schnell unübersichtlich werden – Notizen, Agenda-Punkte, Zuständigkeiten und Materialien müssen organisiert werden. Microsoft Outlook bietet mit der Aufgabenfunktion eine praktische Möglichkeit, alle Vorbereitungen strukturiert zu verwalten und nichts zu vergessen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Aufgaben in Outlook nutzen, um Meetings besser zu planen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und sich optimal vorzubereiten.

1. Aufgaben für ein Meeting in Outlook erstellen

Um sicherzustellen, dass alle Vorbereitungen rechtzeitig erledigt sind, können Aufgaben direkt in Outlook angelegt werden.

Neue Aufgabe erstellen

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Aufgaben“ oder drücken Sie Strg + Umschalt + K.
Geben Sie im Feld „Betreff“ eine kurze Beschreibung ein (z. B. „Agenda für das Meeting vorbereiten“).
Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum, um sicherzustellen, dass die Aufgabe rechtzeitig erledigt wird.
Falls die Aufgabe regelmäßig ansteht, kann eine Wiederholung festgelegt werden.

Priorität und Erinnerung hinzufügen

Wählen Sie eine Prioritätsstufe (Hoch, Normal, Niedrig), um wichtige Aufgaben hervorzuheben.

Aktivieren Sie eine Erinnerung, damit Outlook Sie automatisch an die Aufgabe erinnert.

2.Aufgaben mit einem Meeting verknüpfen

Aufgabe in einem Termin speichern

Wenn eine Aufgabe direkt mit einem Meeting verknüpft werden soll:

Erstellen oder öffnen Sie einen Termin in Ihrem Outlook-Kalender.
Klicken Sie im Notizfeld des Termins auf „Element einfügen“ > „Outlook-Element“.
Wählen Sie die entsprechende Aufgabe aus.
Die Aufgabe erscheint nun als Link in der Meeting-Einladung und kann von allen Teilnehmern aufgerufen werden.

Aufgaben für Meeting-Teilnehmer zuweisen

Erstellen Sie eine neue Aufgabe.
Klicken Sie auf „Aufgabe zuweisen“ in der Symbolleiste.
Geben Sie die E-Mail-Adresse eines Kollegen ein und legen Sie eine Frist fest.
Die Person erhält die Aufgabe und kann deren Fortschritt aktualisieren.

Tipp: Aufgaben können auch an mehrere Personen delegiert werden, falls ein Team gemeinsam an der Meeting-Vorbereitung arbeitet.

3.Meeting-Checkliste mit Aufgaben organisieren

Agenda vorbereiten

Erstellen Sie eine Aufgabe für die Besprechungsagenda, sodass alle Teilnehmer wissen, welche Themen behandelt werden.

Unterlagen sammeln

Falls Dokumente oder Präsentationen benötigt werden, kann eine Aufgabe mit der Beschreibung „Meeting-Unterlagen zusammenstellen“ erstellt und mit einer Frist versehen werden.

Technik prüfen

Für Online-Meetings oder hybride Besprechungen kann eine Aufgabe mit dem Titel „Technik-Check durchführen“ helfen, um Mikrofone, Kameras oder Präsentationssoftware zu testen.

Meeting-Protokoll und Nachbereitung

Nach dem Meeting kann eine Aufgabe für das Erstellen und Verteilen des Protokolls gesetzt werden, damit alle Teilnehmer die Ergebnisse und nächsten Schritte erhalten.

4. Aufgaben mit Microsoft To Do synchronisieren

Die Outlook-Aufgabenfunktion ist mit Microsoft To Do verknüpft, sodass Aufgaben auch mobil oder in der To-Do-App verwaltet werden können.

Outlook-Aufgaben in Microsoft To Do anzeigen

Öffnen Sie Microsoft To Do auf dem Desktop oder Smartphone.
Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an.
Alle in Outlook erstellten Aufgaben erscheinen automatisch in der To-Do-App.

So können Aufgaben für die Meeting-Vorbereitung von überall aus abgerufen und aktualisiert werden.

5. Häufige Probleme und Lösungen

Aufgaben verschwinden nach dem Erledigen

Standardmäßig werden abgeschlossene Aufgaben ausgeblendet. In den Aufgabeneinstellungen kann eingestellt werden, dass erledigte Aufgaben sichtbar bleiben.

Erinnerungen erscheinen nicht

Falls Outlook-Erinnerungen nicht angezeigt werden, sollten die Benachrichtigungseinstellungen in Windows geprüft werden.

Zugeteilte Aufgaben werden nicht aktualisiert

Falls eine zugewiesene Aufgabe nicht aktualisiert wird, kann es helfen, eine manuelle Synchronisation mit Microsoft Exchange durchzuführen.

Meetings mit Outlook-Aufgaben besser vorbereiten

Die Aufgabenfunktion in Outlook ist ein wertvolles Tool, um die Vorbereitung auf Meetings strukturiert zu planen. Durch Aufgabenzuweisungen, Erinnerungen und Integration mit Microsoft To Do bleibt alles im Blick.

Für Unternehmen, die regelmäßig Meetings mit zusätzlichen Services planen, bietet eine Buchungslösung wie arbooMEET eine noch bessere Möglichkeit, alle Aufgaben und Ressourcen an einem Ort zu verwalten.

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