Desk Sharing Konzept

Für die Definition Ihrer Desk Sharing Initiative müssen Sie mindestens die unten beschriebenen Aspekte beachten

Die Einführung flexibler Arbeitsplätze
umfasst folgende Phasen

Vorbereitung
Konfiguration
Go-Live und Betrieb

Phase: Vorbereitung

Bedarfs- und Anforderungsanalyse
Der erste Schritt der Vorbereitung ist die Festlegung der Zielgruppe. Welche Personen betrifft Ihre Initiative? Welche Arbeitsplätze sind buchbar, welche Mitarbeiter behalten weiterhin fest zugewiesene Arbeitsplätze?

Wir empfehlen die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden für eine nachhaltige Akzeptanz Ihrer Initiative. Dazu gehört die gemeinsame Klärung und Priorisierung der Anforderungen Ihrer Zielgruppe, Anforderungen, die in die spätere Bewertung der Softwäre-Lösungen einfließen.
Einbindung des Betriebsrats / IT-Mitbestimmungspflicht / Betriebsvereinbarung
Einer Ihrer wichtigsten Stakeholder im Rahmen der Flexibilisierung von Arbeitsplätzen ist der Betriebsrat.

Auch in diesem Fall ist eine frühe Einbindung des Betriebsrats essenziell - so sind die Mitglieder dieses Gremiums häufig Mitgestalter der Initiative und ebnen die Wege für rechtlich einwandfreie Einführung der Initiative in Ihrem Unternehmen.
Ausstattung am Arbeitsplatz, Infrastruktur und Hardware kompatibel?
Harmonisieren Sie die Ausstattung und die Infrastruktur möglichst aller flexiblen Arbeitsplätze, um eine hohe Auslastung erzielen zu können.

Sofern eine 100%-ige Kompatibilität der Hardware der Mitarbeitenden mit der Infrastruktur am Arbeitsplatz nicht möglich ist, notieren Sie sich die Besonderheiten - diese sind gute Kandidaten für Ausstattungsmerkmale in einer Buchungssoftware, nach denen Mitarbeitende explizit filtern können.
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Softwareauswahl für Desk Sharing starten
Starten Sie die Suche nach der geeigneten Software-Lösung. Das A und O in diesem Themen-Komplex ist die Fokussierung auf Use Cases / Anwendungsfälle. Nutzen Sie für die Analyse Ihre priorisierte Anforderungsliste. Beachten Sie auch nicht-funktionale Aspekte wie z.B. Anforderungen an die Integration der Software in Ihre Infrastruktur und Umgebung.

Als Lösungsanbieter für Desk Sharing zeigen wir Ihnen gerne präzise auf, wie arboo Ihre Anforderungen abdeckt. In einem Live-Demo Termin demonstrieren wir Ihnen in kurzer Zeit, wie Benutzer und Verantwortliche mit dem System anhand Ihrer Anforderungen arbeiten würden.

Lassen Sie uns hierzu in Kontat kommen, wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
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Verantwortlichkeiten definieren
Allein weil die IT die Vorschläge für eine Arbeitsplatzbuchungssoftware gemacht hat, oder weil HR die Idee für die Flexibilisierung angebracht hat, heißt es lange nicht, dass sich diese Abteilungen für immer um das Thema kümmern sollten.

Legen Sie in Ihrem Projektteam gemeinsam Rollen und Verantwortlichkeiten für das Einführungsprojekt und den späteren Betrieb der Lösung fest.

Phase: Konfiguration

Installation und Anbindung
Ob in der Cloud oder on Premises, ob SAAS oder andere Modelle - letztendlich muss das System IT-technisch für Ihr Unternehmen installiert und konfiguriert werden.

Eines der wichtigsten Aspekte die wir definitiv empfehlen ist die Anbindung an Ihr Benutzerverzeichnis. Allein aus der Perspektive der Benutzerfreundlichkeit ist dieser Schritt unumgänglich. Benutzerfreundlichkeit definiert sich für Mitarbeitende als Erstes über den einfachsten Zugang zu der Anwendung. Die gewählte Softwarelösung sollte ohne zusätzliche Anmeldung, idealerweise sogar aus gewohnter Umgebung für Mitarbeitende nutzbar sein.
Befüllung des Systems anhand Ihres Konzepts
Ihre Software steht für Sie zur Verfügung, Sie müssen sich nun um die Befüllung und der Konfiguration Ihrer buchbaren Shared Desk Ressourcen kümmern.

Nutzen Sie gleich hier die Gelegenheit die zukünftigen Verantwortlichen einzubinden. Mit der Anlage und der Konfiguration der Ressourcen sammelt man sehr viel Erfahrung mit dem System, Erfahrung die jemandem später im Betrieb oder bei späteren Änderungen zugutekommt.
Ausstattungsmerkmale hinterlegen, Berechtigungen definieren
Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um Besonderheiten im System und an den Ressourcen zu hinterlegen. Sind Ihre Arbeitsplätze unterschiedlich ausgestattet (z.B. 2 Monitore, Dockingstation oder höhenverstellbarer Tisch) ist es für Mitarbeitende einfacher, einen kompatiblen Arbeitsplatz mittels eines Filters zu finden.

Eine weitere Besonderheit, die Sie ggf. hinterlegen müssten, könnte die Einschränkung der Buchbarkeit mancher Ressourcen auf bestimmte Personen oder Gruppen sein.
Tests mit Pilotgruppe
Ein essenzieller Schritt vor dem Freischalten für alle relevanten Benutzern ist ein Testlauf mit echten Benutzern.

Bitte beachten Sie, dass Sie als Verantwortlichen-Team im Üblichen hohe/privilegierte Berechtigungen besitzen, dies könnte beim Testen Ihre Testergebnisse verfälschen. Testen Sie daher mit echten Benutzern, stellen Sie eine Pilotgruppe mit relevanten Personen - vor allem im Kontext der vorher definierten Besonderheiten - zusammen und lassen Sie die Lösung testen.

Nutzen Sie die Pilotphase und idealerweise darüber hinaus den gesamten Zeitraum des Projektes für die Kommunikation an Ihre Zielgruppe.
Buchungsoberfläche für den Go-Live vorbereiten
Der Tag des Go-Lives naht - so muss die Buchungsanwendung (die App, die Seite, etc.) für den Live-Gang vorbereitet werden. Stellen Sie sicher, dass die App der relevanten Zielgruppe zugänglich ist.

Das Ziel ist, dass Mitarbeitende zum Go Live ohne jeglichen Aufwand, einfach verständlich und automatisch auf die Buchungsanwendung zugreifen können.

Phase: Go-Live und Betrieb

Go Live Event
Ihre Initiative wird nun Ihrer gesamten Zielgruppe zugänglich gemacht.

Nutzen Sie bekannte Kommunikationskanäle, um für die Initiative zu werben. Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden alle Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen könnten. Beantworten Sie vorab alle Fragen, die Ihre Mitarbeitenden stellen könnten und stellen Sie auch diese Informationen zur Verfügung.

Nutzen Sie wichtige Termine, wo Sie an viele Mitarbeitende kommunizieren können, planen Sie einen speziellen Termin, um Ihre Initiative zu erklären und die Softwarelösung, die Sie gewählt haben, live zu zeigen.

Zeichnen Sie den Demo-Abschnitt dieser Events auf und stellen Sie diese online, so dass Mitarbeitende später darauf zurückgreifen können.
Kommunikation
... ist keine einmalige Aufgabe und bitte - unterschätzen Sie diese Aufgabe nicht.

Bereiten Sie Ihre Mitarbeitende auf die kommende Änderung in der Arbeitsweise vor. Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, was der Grund für die neue Initiative ist. Gehen Sie auf Sorgen und Vorbehalte ein.

Stellen Sie auch sicher, das neue Mitarbeitende alles zu der Initiative wissen, genau wie die Mitarbeitenden, die bereits zum Launch dabei waren.
Sammeln Sie Erfahrungen und Feedback und passen Sie Ihre Konfiguration ggf. an.
Ihre Arbeit der letzten Wochen und Monate kommt jetzt zur Geltung. Validieren Sie Ihre Annahmen aus der Vorbereitungsphase und passen Sie die Konfiguration - wenn notwendig - an.

Ihre Initiative wurde mit strategischen Ziele ins Leben gerufen. Sind diese die Ziele erreicht worden? Handeln Sie weiterhin anhand der Anwendungsfälle und unterrichten Sie Ihre Mitarbeitende bei relevanten Änderungen.
Verantwortlichkeit weiterhin sicherstellen
Die Besetzung von Teams und Rollen verändern sich mit der Zeit.
Stellen Sie sicher, dass Sie bei Änderungen in Ihren Teams weiterhin ausreichend trainiertes Personal für die Pflege der Initiative zur Verfügung steht.
Grundrissfunktionalität in arboo
Arbeitsplätze in arboo buchen

Nutzen Sie Ihre bestehenden Grundrisse, um in arboo verfügbare Arbeitsplätze anzuzeigen.

Mitarbeitende nutzen Microsoft Teams, SharePoint oder Outlook, um Arbeitsplätze zu buchen. Die Buchung ist in arboo und im Outlook Kalender nachvollziehbar.

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