Office 365 Raumbuchungssystem

Konferenzräume / Meetingräume sind in Unternehmen oft ein heiß begehrtes Gut. Das Räume reservieren gehört zum normalen Alltag im Arbeitsleben. Ein Raumbuchungssystem ist von komplett analog (z.B. ein Stück Papier an der Tür des Konferenzraums) bis zu voll digitalisiert (z.B. Präsenzerkennung, automatische Freigabe bei Nichtbelegung) ist alles denkbar.

Office 365 bietet Funktionalitäten für ein Basis Raumbuchungssystem

Unternehmen die Office 365 einsetzen, haben die Möglichkeit die Buchung Ihrer Räume digital abzubilden. Mit wenigen Handgriffen kann das Office 365 Raumbuchungssystem zum Leben erweckt werden, Sie müssen lediglich Ihre Räume in das System einpflegen und diese können dann direkt über Outlook oder Microsoft Teams gebucht werden. Das System bestätigt die Buchung automatisch, es sei denn, es wurde eine explizite Freigabe für die Buchung eingerichtet. In diesem Fall muss die Freigebende Person die Anfragen manuell freigeben.

Mit diesen Fähigkeiten ist das Office 365 Raumbuchungssystem zwar funktional, einige wichtige Aspekte sind allerdings nicht abgedeckt.

  • Die Anlage/Pflege der Räume erfolgt über eine speziell berechtigte Gruppe von Personen. Wenn das Unternehmen viele buchbare Räume hat, z.B. aufgrund vieler nationaler und internationaler Niederlassungen und Standorte, häufige Veräußerungen oder Zukäufe von Geschäftsbereichen, ist die Pflege über eine zentrale Stelle nicht plausibel.

  • Die Buchung der Räume über Outlook oder Teams erlaubt keine Buchung von verknüpften Dienstleistungen, Geräten oder Ausrüstungen. Nicht selten möchte man bei der Buchung des Konferenzraums sicherstellen, dass zu dem Workshop ein Moderationskoffer und eine Pinnwand vorhanden sind. Darüber hinaus möchte man für längere Termine ggf. Annehmlichkeiten oder gar ein Catering bestellen.
    Das Klären der Verantwortlichkeiten und die Absprache der Bestellungen mit den jeweiligen verantwortlichen Personen ist für Mitarbeiter – neu und alt – eine aufwendiger Kraftakt.

  • Die Buchbarkeit der Räume und Ressourcen ist auf Outlook und Teams beschränkt. Nicht selten äußern Unternehmen den Bedarf, Ressourcen, wie z.B. Arbeitsplätze, Dienstfahrräder, Poolfahrzeuge u.v.m. über das Intranet zu buchen.

arboo baut auf die Funktionalitäten von Office 365 auf und erweitert diese um essenzielle Anwendungsfälle. Lesen Sie hier, wie die IT, lokale Verantwortliche und vor allem Ihre User davon profitieren. Also was ist arboo?

Office 365 Raumbuchungssystem mit lokalen Verwaltungsmöglichkeiten

Die Verwaltung von buchbaren Räumlichkeiten oder Ressourcen ist eine abstimmungsintensive Angelegenheit. Die Erstellung und Nachpflege von Ressourcen liegt in den Händen einer zentralen Gruppe von berechtigten Personen. Genau aus diesem Grund werden nur die nötigsten Ressourcen in die Systeme eingepflegt. Das hat zur Folge, dass man das System nicht vollumfänglich einsetzt und dass gewisse Anwendungsfälle nicht digitalisiert werden. (z.B. das Buchen von Arbeitsplätzen: mit dem digitalen Buchen von Arbeitsplätzen könnten Sie die Besetzung Ihrer Büros steuern. Das ist vor allem in Zeit des Büro-Downsizing oder auch Corona äußerst sinnvoll.).

arboo unterstützt in diesem Fall sowohl die IT als auch die lokalen Verantwortlichen, indem arboo es designierten Personen, z.B. Sekretariat, Facility Management ermöglicht Räume / Ressourcen selber in das System einzupflegen. Somit entfällt der Aufwand in der IT und der Abstimmungsaufwand für die Fachbereiche.

Die Anlage einer Ressource über arboo erfolgt einfach über das Befüllen und Speichern des unten stehenden Formulars.

Ressource erstellen in Office 365

Office 365 Raumbuchungssystem mit Bewirtung und weiteren Dienstleistungen

Wenn man schon lange im Unternehmen arbeitet, kennt man bereits die meißten Kollegen, und dementsprechend auch, an wen man sich wenden muss, um z.B. ein Catering für ein Meeting zu organisieren. Nicht selten möchte man auch zusätzliche Services/Ausrüstungen zum Meeting bereitgestellt haben, z.B. einen Moderationskoffer, oder eine Pinnwand.

Für neue Mitarbeiter, oder für jene, die mit diesen Vorgänge nicht allzu oft zu tun haben, ist die Aufgabe all das zu organisieren, einfach mühselig und zeitfressend.

Als Verwantworliche für Ressourcen greift arboo Ihnen unter die Arme. Bei der Erstellung der Ressource fragen arboo, ob Sie weitere Dienstleistungen / Ausrüstungen zu dem Termin anbieten möchten. Diese sind pro Niederlassung und sogar pro Ressource unterschiedlich konfigurierbar.

 

Ressource in Office 365 Services zuordnen

Volle Integration mit Microsoft Teams, Outlook oder Ihrem SharePoint Intranet

arboo erweitert die Möglichkeiten rund um das Buchen von Ressourcen und verbindet Reservierung einer Ressource mit der Möglichkeit weitere Dienstleistungen zur Buchung hinzuzufügen. Zum Beispiel können Sie mit arboo eine Bewirtung zu einem Termin hinzufügen oder sicherstellen, dass eine verantwortliche Person sich zum Termin um einen Moderationskoffer und eine Pinnwand kümmert.

Darüber hinaus entlastet arboo Ihre IT-Abteilung und ermöglicht es Fachabteilungen, lokalen Verantwortlichen in Niederlassungen, Facility Managern, Sekretariaten etc. Ressourcen selber, ohne der Zuarbeit der zentralen IT im System einzupflegen. Zu allen Ressourcen können Sie Services, Dienstleistungen und Geräte zuordnen, die bei Bedarf gebucht werden können.

Weiteren Mehrwert bietet arboo darin, dass diese Ressourcen nicht nur über Outlook gebucht werden können, sondern auch aus etlichen Microsoft Programmen, wie Teams oder mobilen Apps. Zusätzlich können Sie die Buchungsmöglichkeit von Ressourcen (wie z.B. Arbeitsplätze) über Ihr SharePoint Online Intranet verfügbar machen. 

Im nachfolgenden Bild sieht man die Buchungsoberfläche, wo man Informationen über den Raum (z.B. eine Beschreibung oder auch eine Fotogalerie) sehen kann oder weitere Services für das Meeting bestellen kann.

Ressource buchen in Office 365