Arbeitsplatzbuchungssystem Anforderungen

Was muss ein Arbeitsplatzbuchungssystem können?

Was ist ein Arbeitsplatzbuchungssystem?

Ein flexibles Arbeitsplatzbuchungssystem ist eine Softwarelösung, die die Buchung von Arbeitsplätzen und Ressourcen im Büro automatisiert. Ein flexibles Arbeitsplatzbuchungssystem ermöglicht es Mitarbeitern, die Bürofläche effizienter zu nutzen und flexibler zu arbeiten, indem es ihnen die Möglichkeit gibt, Arbeitsplätze zu reservieren und zu nutzen, die ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Ein Arbeitsplatzbuchungssystem ermöglicht es Mitarbeitern, schnell und einfach verfügbare Arbeitsplätze zu finden und zu buchen. Dies reduziert die Zeit, die für die Suche nach einem geeigneten Arbeitsplatz aufgewendet werden muss, und verbessert die Effizienz am Arbeitsplatz.

Durch die Möglichkeit, Arbeitsplätze zu reservieren, können Mitarbeiter sicherstellen, dass sie immer einen Arbeitsplatz haben, wenn sie ins Büro kommen. Dies kann dazu beitragen, Stress und Frustration zu reduzieren und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern.

Darüber hinaus kann ein Arbeitsplatzbuchungssystem die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team verbessern. Durch die Möglichkeit, Arbeitsplätze zu reservieren, können Mitarbeiter sicherstellen, dass sie in der Nähe ihrer Teamkollegen sitzen und somit effektiver zusammenarbeiten können.

Ein weiterer wichtiger Vorteil eines Arbeitsplatzbuchungssystems ist die Möglichkeit, die Bürofläche effizienter zu nutzen. Durch die Möglichkeit, Arbeitsplätze zu reservieren und zu nutzen, die den Anforderungen der Mitarbeiter am besten entsprechen, können Unternehmen ihre Flächen optimal nutzen und so Kosten sparen.

Wir haben Ihnen eine Liste von Vor- und Nachteilen von Desk Sharing erstellt, Wir empfehlen Ihnen, sich mit dieser Liste vertraut zu machen und zu überlegen, wie Sie eventuellen Nachteilen entgegenwirken können, um deren Effekt zu reduzieren oder ganz zu beseitigen. Auf diese Weise können Sie die Vorteile von Desk Sharing voll ausschöpfen und gleichzeitig mögliche Herausforderungen proaktiv angehen.

Welche Anforderungen sollte ein Arbeitsplatzbuchungssystem erfüllen?

Ein Arbeitsplatzbuchungssystem bietet verschiedene Funktionen, die es Mitarbeitern und Unternehmen erleichtern, Arbeitsplätze zu verwalten und diese zu reservieren.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  • Arbeitsplatz buchen: Mitarbeiter können verfügbare Arbeitsplätze suchen und reservieren.
  • Arbeitsplätze für Kollegen buchen: Mitarbeiter können eine Reservierung für Kollegen vornehmen.
  • Echtzeitbelegungsübersicht: Mitarbeiter können in Echtzeit sehen, welche Arbeitsplätze verfügbar sind und welche bereits reserviert wurden.
  • Arbeitsplatzkategorisierung: Mitarbeiter können Arbeitsplätze nach Kategorien oder Ausstattung wie z.B. Schreibtisch mit Höhenverstellbarkeit, zwei Monitore, etc. finden.
  • Beschränkung der Vorlaufzeit für die Arbeitsplatzreservierung: Das System sollte es den Mitarbeitern ermöglichen, Arbeitsplätze im Voraus zu reservieren, jedoch soll die Möglichkeit bestehen, die Reservierung auf eine Anzahl von Tagen in der Zukunft zu beschränken.
  • Verwaltung von Buchungen: Mitarbeiter können ihre Reservierungen verwalten und stornieren.
  • Verwaltung von Buchungen durch Verantwortliche: Personen, die für die Desk Sharing – Initiative verantwortlich sind, sollen bestehende Reservierungen verwalten können. Z.B. muss es möglich sein, eine Buchung zu stornieren.
  • Arbeitsplatznutzungsstatistik: Das System soll die Nutzung der Arbeitsplätze aufzeichnen und eine Statistik darüber erstellen.
  • Integration mit Microsoft 365 und Teams: Ein Arbeitsplatzbuchungssystem kann nahtlos in Microsoft 365 und Teams integriert werden, um die Buchung von Arbeitsplätzen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
  • Integration mit dem eigenen Kalender: Ein Arbeitsplatzbuchungssystem ist in der Lage, eine Buchung – je nach Wahl des Benutzers –  in den eigenen Outlook Kalender hinzuzufügen.
  • Berücksichtigung von Zielgruppen / Berechtigungen: Das Arbeitsplatzbuchungssystem steuert die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen anhand von Berechtigungen, bzw. des Mitgliedschaft in Berechtigungsgruppen. (z.B. sollen HR-Arbeitsplätze nur von Mitgliedern der HR-Gruppe gebucht werden dürfen).
  • Buchungsbestätigung: Mitarbeiten können ihre Buchungen einfach bestätigen. Sollte eine Bestätigung nicht erfolgt, so soll das System die Buchung absagen, so dass der Arbeitplatz für weitere Kollegen zur Verfügung steht.
  • Kompatibilität und Zugang für mobile Geräte: Das Arbeitsplatzbuchungssystem kann von mobilen Geräten intuitiv genutzt werden.

Ist die Integration in Microsoft Teams und Microsoft 365 notwendig?

Für Unternehmen, die bereits mit Microsoft 365 und Microsoft Teams arbeiten ist die Integration eines Arbeitsplatzbuchungssystems von höchster Bedeutung. In erster Linie bedeutet die Integration, dass Mitarbeiter sich nicht extra anmelden müssen – dass es eine SSO (Single Sign On) Integration gibt. Damit entfällt auch die paralelle Pflege von Benutzerkonten, mit der Integration in Microsoft 365 / Azure AD nutzen Mitarbeiter das Arbeitsplatzbuchungssystem mit ihren üblichen Azure AD Benutzerkonten.

Ein Arbeitsplatzbuchungsystem in Microsoft Teams hat auch den Vorteil, dass Mitarbeiter keine extra App installieren müssen, da Microsoft Teams häufig bereits auf dem Smartphone der Mitarbeiter installiert ist. 

Eine anhand Microsoft Richtlinien implementierte Lösung bietet sogar den Vorteil der Wiedererkennung. Die Designsprache solcher Lösungen entspricht dem Design von Microsoft Teams selbst, dies sorgt für ein schnelleres Verständnis der Lösung und minimiert den Schulungsaufwand.

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Wir haben arbooONE als Arbeitsplatzbuchungssystem für Unternehmen entwickelt, die bereits auf Microsoft Teams setzen. Es wurde speziell für die nahtlose Integration in die Microsoft 365 Umgebung konzipiert und bietet zahlreiche Funktionen, die die Arbeitsplatzbuchung in Ihrem Unternehmen effizient und einfach gestalten. Lesen Sie mehr zu arbooONE, oder kontaktieren Sie uns, wir freuen uns Ihnen arbooONE in einer kostenfreien Live-Demo zu zeigen.
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Besuchen Sie unsere arbooONE Hot Desking mit Microsoft Teams Seite, um darüber zu Erfahren, wie Sie unsere Desk Sharing Lösung nutzen können, um Belegung Ihrer Büros zu steuern.

Die Einführung eines Arbeitsplatzbuchungssystems sollte allerdings immer anhand eines gut definierten und vorher festgelegten Plans erfolgen. 

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Aspekte der Einführung in einer Schritt für Schritt Anleitung für die Arbeitsplatzbuchungssystem Einführung zur Verfügung, so wird Ihre Initiative auch ein Erfolg.

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